Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen oder die Trockenakte-App nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

2. Verantwortliche Stelle

rainmaker labs GmbH
Hopfengarten 7
35423 Lich

Vertreten durch: Daniel Winter, Michael Piotr Lukaszczyk
E-Mail: hello@rainmakerlabs.dev
Telefon: +49 1579 2503583

3. Datenerfassung auf dieser Website

Hosting

Diese Website wird bei Vercel Inc. (340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA) gehostet. Beim Besuch der Website werden automatisch Informationen in Server-Logfiles gespeichert (Browser-Typ, Betriebssystem, Referrer-URL, IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs). Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren und effizienten Bereitstellung der Website). Vercel verarbeitet Daten auch in den USA; es gelten die Standardvertragsklauseln der EU.

Cookies

Diese Website verwendet nur technisch notwendige Cookies (z. B. Session-Cookies für die Authentifizierung in der App).

Reichweitenmessung (Vercel Analytics & Speed Insights)

Diese Website nutzt Vercel Analytics und Vercel Speed Insights (Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA) zur anonymen Reichweitenmessung und zur Erfassung technischer Performance-Kennzahlen (Core Web Vitals wie Seitenladezeit und Interaktivität). Dabei werden keine Cookies gesetzt und es wird keine eindeutige Benutzer-ID zugewiesen. Erfasst werden ausschließlich aggregierte, pseudonymisierte Daten wie aufgerufene Seiten, anonymisierte IP-Adresse, verwendetes Gerät und technische Ladezeiten. Eine Identifikation einzelner Nutzer ist nicht möglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Analyse der Websitenutzung und an einer performanten Website). Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Kontaktformular

Über das Kontaktformular können Sie uns eine Nachricht senden; die Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage an unser Team übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung einer Anfrage) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung).

Bot-Schutz (Cloudflare Turnstile)

Unsere Formulare sind durch Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA) gegen automatisierte Eingaben geschützt. Turnstile verarbeitet dazu technische Merkmale Ihres Browsers und Ihre IP-Adresse, setzt aber keine Tracking-Cookies. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln.

4. Nutzerkonto und Authentifizierung

Für die Nutzung der Trockenakte-App ist die Erstellung eines Nutzerkontos erforderlich. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet:

• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt gespeichert, nie im Klartext)

Die Authentifizierung erfolgt über Supabase (Supabase Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapore 318992). Supabase verarbeitet Ihre Anmeldedaten ausschließlich zum Zweck der Authentifizierung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

5. Datenverarbeitung in der App

Wenn Sie die Trockenakte-App nutzen, werden folgende Daten verarbeitet:

a) Unternehmensdaten

• Firmenname, Adresse, Telefon, E-Mail
• Steuernummer, USt-IdNr.
• Firmenlogo
• Einstellungen wie Strompreis pro kWh und Nummernkreise

b) Kundendaten

• Name, Firma, Adresse, Telefon, E-Mail
• Notizen

c) Daten zu Schadenfällen

• Objektadresse, Auftraggeber, Versicherer, Schadennummer, Schadendatum und Ursache
• Räume, Messpunkte, Messwerte und Raumklima
• Trocknungsgeräte mit Standzeiten und Zählerständen
• Berichte, Protokolle, Kostenvoranschläge und Rechnungen einschließlich der generierten PDF-Dokumente
• Sprachaufnahmen und ihre Abschriften

d) Fotos

Nutzer können zu einem Schadenfall Fotos aufnehmen, etwa von betroffenen Räumen, Bauteilen, Messgeräten und Stromzählern. Diese Fotos entstehen häufig in Wohnungen oder Gebäuden Dritter (zum Beispiel von Mietern) und können Rückschlüsse auf diese Personen zulassen. Wir speichern und verarbeiten die Fotos ausschließlich, um sie dem Nutzer im jeweiligen Schadenfall und in den daraus erstellten Dokumenten bereitzustellen.

e) Geteilte Akten

Nutzer können einen Schadenfall über einen Link zur Ansicht freigeben, zum Beispiel für einen Versicherer oder eine Hausverwaltung. Wer den Link hat, kann die freigegebenen Inhalte des Falls lesen, darunter Berichte, Protokolle und Fotos. Ob und an wen ein Link weitergegeben wird, entscheidet der Nutzer.

Diese Daten werden in einer Postgres-Datenbank bei Supabase gespeichert (Rechenzentrum Frankfurt, EU). Dateien (PDFs, Fotos, Logos) werden in Supabase Storage gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

6. Einsatz von KI-Diensten

Trockenakte nutzt KI-Dienste zur Verarbeitung Ihrer Sprachaufnahmen und Texteingaben. Dabei werden Daten an folgende Drittanbieter übermittelt:

a) OpenAI, Sprachtranskription (Whisper)

Ihre Sprachaufnahmen werden an die OpenAI API (OpenAI, L.L.C., 3180 18th St, San Francisco, CA 94110, USA) übermittelt, um sie in Text umzuwandeln. Die Audiodaten werden ausschließlich für die Transkription verwendet und laut OpenAI nicht zum Training von KI-Modellen eingesetzt. Nach der Transkription werden die Audiodaten von OpenAI nach 30 Tagen gelöscht. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

b) Anthropic, Strukturierung von Diktaten (Claude)

Der transkribierte Text wird an die Anthropic API (Anthropic PBC, 548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA) übermittelt, um daraus strukturierte Inhalte wie Berichte, die Zuordnung von Messwerten oder Rechnungspositionen zu erstellen. Anthropic speichert API-Anfragen für bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung und verwendet Ihre Daten laut eigener Angabe nicht zum Training von KI-Modellen. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung durch KI-Dienste erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), da die KI-gestützte Dokumentation ein wesentlicher Bestandteil des Dienstes ist.

7. E-Mail-Versand

Für den Versand von Dokumenten (z. B. Berichten, Protokollen und Rechnungen) per E-Mail nutzen wir Resend (Resend Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA). Dabei werden die E-Mail-Adresse des Empfängers sowie der E-Mail-Inhalt (Dokument als PDF-Anhang) an Resend übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln.

8. PDF-Generierung

Die Erstellung von PDF-Dokumenten (Berichte, Protokolle, Rechnungen) erfolgt auf eigenen Servern in Deutschland. Dabei werden Ihre Fall-, Unternehmens- und Kundendaten zur Dokumentenerstellung verarbeitet. Die generierten PDFs werden in Supabase Storage (Frankfurt, EU) gespeichert.

9. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für die Abwicklung kostenpflichtiger Abonnements nutzen wir Stripe (Stripe Inc., 354 Oyster Point Blvd, South San Francisco, CA 94080, USA). Bei einem Upgrade auf ein kostenpflichtiges Abo werden Sie auf die Checkout-Seite von Stripe weitergeleitet. Dabei werden folgende Daten an Stripe übermittelt bzw. von Stripe verarbeitet:

• E-Mail-Adresse
• Zahlungsinformationen (Kreditkarte, SEPA-Lastschrift etc.)
• Rechnungsadresse
• Abonnement-Status und -Zeitraum

Wir selbst speichern keine Zahlungsdaten (Kreditkartennummern o. Ä.). In unserer Datenbank werden lediglich die Stripe-Kunden-ID, Abonnement-ID, der gewählte Tarif und der Abonnement-Status gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe.

10. Push-Benachrichtigungen

Wenn Sie Push-Benachrichtigungen in der mobilen App aktivieren, wird ein gerätespezifisches Token (Push-Token) auf unserem Server gespeichert. Über dieses Token senden wir Ihnen Benachrichtigungen zu relevanten Ereignissen, z. B.:

• Erinnerung an einen fälligen Messtermin

Die Zustellung erfolgt über den Apple Push Notification Service (APNs) für iOS-Geräte. Dabei wird das Push-Token an Apple übermittelt. Apple verarbeitet diese Daten gemäß der eigenen Datenschutzrichtlinie. Sie können Push-Benachrichtigungen jederzeit in den Geräteeinstellungen deaktivieren. Bei Deaktivierung oder Abmeldung wird das Push-Token von unserem Server gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

11. Fehlerüberwachung und Analyse

Zur Erkennung und Behebung technischer Fehler nutzen wir PostHog (PostHog Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA). Die Datenverarbeitung erfolgt auf den EU-Servern von PostHog (PostHog EU Cloud, gehostet in Frankfurt, Deutschland). Bei einem Fehler in der App oder auf der Website werden folgende Daten an PostHog übermittelt:

• Fehlertyp und Stack-Trace
• Gerätetyp, Betriebssystem und Browser-Version
• Anonymisierte Benutzer-ID

Session Replay

Zusätzlich nutzen wir die PostHog-Funktion „Session Replay“, um Bedienprobleme und Fehler in der App reproduzieren und beheben zu können. Sensible Eingaben werden dabei automatisch maskiert: insbesondere Passwörter sowie Bankdaten (IBAN und BIC).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Stabilität und Fehlerfreiheit des Dienstes). Da PostHog seinen Sitz in den USA hat, kann es im Rahmen von Support- oder Backup-Zwecken zu einer Datenübermittlung in die USA kommen; diese erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von PostHog.

12. Datenspeicherung und Löschung

Ihre Daten werden gespeichert, solange Ihr Nutzerkonto besteht. Sie können Ihr Konto jederzeit in der App löschen (Mehr → „Konto und alle Daten löschen“) oder ohne App per E-Mail beantragen, wie auf trockenakte.de/konto-loeschen beschrieben. Bei Kontolöschung werden alle Ihre personenbezogenen Daten, Schadenfälle, Fotos, Kundendaten und Dokumente unwiderruflich gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach AO) bleiben unberührt.

13. Ihre Rechte nach DSGVO

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO), welche Daten wir über Sie speichern
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO), Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Export Ihrer Daten in einem gängigen Format
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO), gegen die Verarbeitung Ihrer Daten
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), jederzeit mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: hello@rainmakerlabs.dev

14. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
https://datenschutz.hessen.de

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes anzupassen. Die aktuelle Fassung finden Sie jederzeit auf dieser Seite.